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電子定款の作成の流れと送信前の準備について

電子定款で公証役場の認証を受ける時、幾つかの準備が必要になります。

電子定款は電子データで作成した定款をPDFに変換して公証役場に送るだけでなく、送付したPDFの持ち主などを証明するための署名および電子証明書が必要です。一見、電子定款は公証役場に出掛ける必要がないので楽に感じる人も多いかと思われますが、公的文書を公証役場に送る時には所定の手続きを行わなければなりません。署名は紙の定款に押す実印と同じ意味を持つもの、電子証明書は実印の印鑑証明書と同じ意味を持つものです。

実印の場合は、発起人個人の印鑑を使って捺印を行う、実印の印鑑証明書を役所に出掛けて交付を受けるなどで良いのですが、電子証明書は住民基本台帳カードに記録をして貰うため、役所に出掛けて申請手続きを行います。また、電子証明書を読み込んでPDFに付与するためにはカードリーダーと呼ぶハードウェア、PDFに署名を付けるための専用ソフトおよびプラグインが必要です。

ソフトは購入する必要がありますが、プラグインは法務省のホームページから無料ダウンロードが可能です。ダウンロードしたファイルをダブルクリックすればインストーラーが起動して自動的にインストール出来ます。電子署名および電子証明書を作成した電子定款に付与した段階で、公証役場に認証手続きのための送信を行うことになりますが、電子定款の時などは予め公証役場と打ち合わせを行うなどして手続きを進めるのがお勧めです。

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